CASA Vastgoedmanagement bv hanteert een handig stappenplan en zorgt voor de begeleiding bij het activeren van de VvE.
1. Uit welke leden bestaat de VvE?
Om te beginnen is het van belang dat u weet welke appartementen tot de VvE behoren. Dit kunt u terugvinden in de splitsingsakte. De namen van de appartementseigenaren kunt u eventueel bij het kadaster opvragen.
2. Opstartvergadering
De leden van de VvE dienen vervolgens schriftelijk te worden uitgenodigd voor een eerste vergadering. Tussen de datum waarop de eigenaren de uitnodiging ontvangen en de dag van de vergadering dienen minstens 8 dagen te liggen. Ook moet de agenda meegestuurd worden, de agenda bevat de onderwerpen die tijdens de vergadering besproken worden. Er mogen alleen besluiten genomen worden over onderwerpen die op de agenda zijn vermeld. Besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen en zijn bindend voor alle eigenaren, ook voor diegenen die niet op de vergadering aanwezig zijn! Deze vergaderbesluiten worden vastgelegd in notulen die iedere eigenaar na de vergadering ontvangt.
3. De bestuurder
Tijdens de opstartvergadering benoemen de leden van de VvE een bestuurder. Dit kan een van de eigenaren zijn maar het is ook mogelijk om een externe (professionele) bestuurder aan te stellen, bijvoorbeeld via CASA Vastgoedmanagement bv. Aan een professionele bestuurder zijn wel kosten verbonden. De bestuurder zorgt ervoor dat de door de vergadering genomen besluiten worden uitgevoerd. Hij/zij heeft de volgende taken: het op verzoek van de eigenaren uitschrijven van vergaderingen, het opstellen van financiële stukken en het zorgdragen voor een financiële administratie. Daarnaast sluit hij/zij de collectieve verzekeringen af en ziet erop toe dat het geplande onderhoud ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
4. De gezamenlijke rekening
Om de kosten voor gemeenschappelijk klein onderhoud en andere gezamenlijke kosten te kunnen betalen is het noodzakelijk dat de VvE een eigen bank- of girorekening heeft. Dit is een taak van de bestuurder. Op deze rekening storten de leden maandelijks een in de vergadering vastgestelde bijdrage. Daarnaast is het raadzaam een reserve rekening of onderhoudsfonds voor groot onderhoud te hebben.
5. Collectieve verzekeringen
Volgens het splitsingsreglement is uw VvE verplicht een collectieve opstalverzekering af te sluiten. Op basis van verschillende offertes kan in de vergadering de meest gunstige verzekering worden gekozen. Het gemeenschappelijk eigendom kan de oorzaak van schade aan derden zijn, bijvoorbeeld door het vallen van een dakpan op de auto van een buurman. Hiervoor is de VvE aansprakelijk, het is daarom verstandig ook een gemeenschappelijke WA-verzekering af te sluiten.
6. Het bouwkundig onderhoudsrapport
Om de onderhoudstoestand van het pand in kaart te brengen is een bouwkundig onderhoudsrapport onmisbaar. Zo’n onderhoudsrapport is op maat gemaakt en geeft een gedetailleerd overzicht van alle noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden en een indicatie van de bijbehorende kosten. Dit rapport wordt opgesteld door een onafhankelijke deskundige.
7. Het onderhoudsfonds
Op basis van het bouwkundig onderhoudsrapport kan een onderhoudsplan worden gemaakt. Voor het geld dat nodig is om de werkzaamheden uit het onderhoudsplan te laten uitvoeren, dient een aparte spaarrekening te worden geopend, een onderhoudsfonds. Hierdoor wordt de financiering van het onderhoud gewaarborgd. In de ledenvergadering wordt besloten welk bedrag iedere eigenaar maandelijks of eenmalig in dit fonds stort.
8. De uitvoering
De werkzaamheden uit het vastgestelde onderhoudsplan worden uitgevoerd. Hiertoe vraagt de VvE diverse offertes aan, nadat hierover een besluit is genomen kan de bestuurder opdracht geven voor uitvoering van de werkzaamheden. De aannemer wordt betaald met het geld dat daarvoor in het onderhoudsfonds gereserveerd is.
Door middel van het bovenstaande hebben wij getracht u duidelijk te maken hoe groot het belang van activeren van uw VvE is. CASA Vastgoedmanagement bv kan hier een zeer belangrijke rol als professioneel bestuurder in spelen. Als VvE bestuurder zorgen wij voor zowel de financiële als de ledenadministratie, incasseren van de maandelijkse bijdrage, plannen vergaderingen inclusief agenda en notulen, reparatie- en onderhoudswerkzaamheden etc. Voor dit professioneel bestuur betaalt uw VvE jaarlijks een honorarium.
